Un sistema de productividad es el conjunto de técnicas, métodos o herramientas que buscan mejorar la manera en que realizas las tareas. Todos tienen consejos de productividad que compartir, pero la verdad es que la mayoría de nosotros estamos muy mal en productividad. A todos nos gusta posponer las cosas.
Trabajar eficientemente es más que el color de tu escritorio o la música que escuchas. Se trata de encontrar un sistema que te funcione y mantenerlo. Con el tiempo desarrollarás hábitos positivos que te ayuden a mantenerte en el camino y hacer más cosas.
Afortunadamente, no necesitas desarrollar un sistema desde cero. Hay varios sistemas establecidos que han funcionado para millones de personas. Solo necesitas encontrar cuál seguir.
Todos trabajamos de forma diferente, así que realmente no hay un sistema único para todas las soluciones. Si estás dispuesto a utilizar tu tiempo experimentando, puedes encontrar un sistema adecuado que dispare tu productividad en el futuro.
Aquí están siete sistemas de productividad más populares para experimentar.
1. Hora principal biológica
El método Biological Prime Time u hora principal biológica fue desarrollado por Sam Carpenter en su libro Work the System. Se trata de prestar atención a tu cuerpo y descubrir cuándo eres más productivo. Si eres una de esas personas que pueden ser muy productivas durante horas en el día, y eres capaz de enviar un correo electrónico sin distraerte al instante, es posible que el sistema te ayude.
El primer paso es pasar algunas semanas registrando tu productividad, concentración y motivación. Cada hora más o menos, califica a cada elemento en una escala del 1-10. Después de unas semanas tendrás suficientes datos para detectar patrones. Si esto te ayuda, puedes representar gráficamente tus hallazgos para que sea más fácil detectar los puntos clave en los que la productividad, concentración y motivación se encuentran en el punto más alto. Esos son los momentos en los que debe estar programando tu trabajo más importante y creativo.
2. No rompas la cadena
Se rumora que este sistema fue creado por Jerry Seinfeld. Cuando un joven aspirante a comediante le pidió consejos a Seinfeld, le dijo que para ser mejor en la escritura de chistes necesitaba escribir todos los días. Para esto el sistema de Seinfeld sugiere marcar con una X roja en el calendario todos los días hasta que concluyas la tarea. Después de unos días, tendrás una cadena y no vas a querer
romperla.
Este sistema funciona mejor si hay una tarea específica a la que tienes que dedicar tiempo todos los días, así como escribir. Para hacerlo, puede utilizar un calendario digital o de papel. En mi opinión es más motivador dibujar la X en un calendario de papel. Asegúrate de que tu calendario esté en un lugar que puedas ver todos los días. La cadena visual te impulsará para completar tu tarea.
3. La caja de Eisenhower
Este es un sistema que el presidente de estadounidense Dwight Eisenhower usó. Era conocido por ser muy productivo durante toda su vida, así que no es de extrañar que muchas personas utilicen su método en la actualidad. La caja de Eisenhower es una matriz de decisión que ayuda a evaluar qué tareas son prioridad y cómo invertir el tiempo. Si luchas contra la pérdida de tiempo en tareas con poca prioridad, este método podría ayudarte.
Para seguir este sistema asigna todas tus tareas en un cuadrante de la matriz.
- Las tareas que son urgentes e importantes debes hacerlas de inmediato tú mismo.
- Las tareas que son importantes pero no urgentes les debes dar un plazo para hacerlas.
- Las tareas que no son importantes, pero urgentes debes delegarlas de inmediato.
- Las tareas que no son importantes ni urgentes se quedan fuera.
4. Resolviendo las cosas
Este método es referido como GTD por sus siglas en inglés (The Getting Things Done), es un poco más complicado que la mayoría de los otros sistemas. Necesitas ser capaz de entender el sistema para que te funcione. La ventaja de éste es que no sólo se enfoca en lo que vas a hacer hoy. Hace referencia a todas tus tareas, compromisos y objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Anota las cosas es el centro de Getting Things Done. Esto te permite liberar espacio mental para las tareas más cercanas, en lugar de planear o intentar de no olvidar lo que tienes que hacer en el futuro. Cada semana, se hace una revisión para establecer prioridades y organizar tareas en función de prioridades y similitudes. Por ejemplo, las llamadas telefónicas deben agruparse juntas.
5. Anti-lista de pendientes
El concepto de una anti lista de pendientes fue desarrollado por Marc Andreessen, un empresario exitoso. El encontró otros sistemas como GTD para llevar a cabo las tareas más complejas para cumplir y desarrollar su propio sistema. La idea se le ocurrió después de leer que, no mantener un horario era uno de los secretos para el éxito de Arnold Schwarzenegger. Con un horario abierto, Schwarzenegger siempre fue libre para trabajar en lo que era más importante.
En lugar de escribir lo que debes hacer, la lista anti pendientes te da un lugar para escribir lo que hiciste. Para las personas que no tienen una gran cantidad de compromisos y prefieren ir con la corriente, esto les da una manera de no perder de vista lo que consiguieron. El método sugiere el uso de una lista de tareas, una lista de vigilancia, y una lista de tareas retardadas para organizar todas las cosas a las que se debe seguir la pista. No importa lo que logres cada día, escríbelo en tu anti-lista de pendientes. Si alguna vez has terminado un largo día de trabajo y te has preguntado qué es lo que hiciste, este sistema te ayudará a ver y apreciar en qué estás usando tu tiempo.
6. Debes, puedes, quieres
Este es un sistema simple desarrollado por el empresario Jay Shirley. Está diseñado para ayudar a establecer prioridades diarias y asegurar que se hagan las cosas importantes. Al mismo tiempo, no pierde de vista el trabajo diario que no es urgente que necesita ser realizado para ser generalmente feliz y cumplir con las metas y ambiciones a largo plazo también.
He aquí cómo funciona. Cada mañana, comienza tu día respondiendo a estas tres preguntas:
- ¿Qué debo hacer para crear mayor impacto hoy?
- ¿Qué podría hacer para crear un mejor futuro?
- ¿Qué quiero hacer para que disfrutar de la actualidad y una vida de una mejor forma?
Una vez que hayas respondido a estas tres preguntas tendrás una idea más clara de cómo planear y enfocar tu día. A la mañana siguiente, antes de responder a estas preguntas de nuevo, revisa lo que hiciste el día anterior. ¿Hiciste todo lo de la lista? Si no completaste algo, piensa por qué y agrégalo a la lista del nuevo día. Este sistema es mejor para las personas que quieren más flexibilidad para ser introspectivo y adaptarse según como se sientan.
7. Técnica pomodoro
Esta técnica consiste en partir un día de trabajo en periodos más cortos marcados por pausas más cortas. Cada pomodoro dura 25 minutos, seguido de un descanso de cinco minutos. Cada cuatro pomodoros, se puede tomar un descanso más largo 15 a 30 minutos. Si crees en la ley de Parkinson y la idea de que el trabajo se expande para ajustarse al tiempo establecido, debes usar este método.
Para probarlo, crea tu lista de tareas para el día y sepáralas en pomodoros. Cuando estés listo para empezar, ajusta tu temporizador a 25 minutos y hacer realiza tu primera tarea. Tu objetivo debe estar terminado antes de que el timbre suene. Si este sistema funciona para ti, te darás cuenta de que durante esos intervalos te centras más en el trabajo debido a la limitación del tiempo. Un ejemplo de las cosas que puede hacer durante un pomodoro incluye, escribir (pero no editar) un blog post, revisar tu correo electrónico, asignar un lanzamiento de producto, etc.
El verdadero secreto de la productividad es encontrar un sistema que funcione para ti. No importa cuál elijas, quédate con él hasta que se convierte en un hábito, y deja salir la fuerza de voluntad. Siéntete libre de experimentar alguno de estos siete, o hasta de modificarlos para que se ajusten a tus necesidades.
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